办公人士必学visio技能 手把手教你使用visio绘制项目全景图!

Hi,大家好！我是爱踢汪。今天本汪想问问你用什么总结项目，Word、PPT还是视频？下面我们聊聊画图。画图固然是为了好看，视觉上的冲击加深印象。更重要的是，图像模型带来的“潜台词”，有意想不到的效果：内容表达一层逻辑+模型表达深一层逻辑有设计师的部门很幸福，他们往往能拿着你的手绘草稿，用一张美观的图就绘制出你一份PPT能表达出的全部核心意思并贴在卡座，也就是我们常说的全景图——一张图看懂***。没有设计师的部门员工一拍脑袋，哎呀我不会AI，怎么办呢？在此，安利一款门槛较低的软件——Visio。它对于很多项目管理和IT从业人员，耳熟能详。因其功能贴合使用者操作习惯的智能性，能让不具备设计能力的一般员工，获取更快的速度和更高的效率，省去纸上打草稿的时间，再也不用担心“我家美工不在家”。

目录

以下内容，请务必在 Visio开启状态下逐步操作。

01.工具拦简介与绘制步骤，推荐版本Visio2016专业版。因为我常用的功能比较基础，比起之前使用的2007版本，从视觉设计上的专业度和美观度更高。

a.新建文档

新建有两种模式，一种是空白文档，一种是带模板文档。如果你对于要绘制的大框架有明确的目标意识（比如“我要画个组织架构”），可选择模板。

但对于新手而言，建立空白文档有利于快速练手，点击图1中标记位置，默认的空白文档是A4竖屏的尺寸，即常规打印大小。

为了避免尺寸不对，导致反复修改，在绘制之前，务必调整画布参数。有如下方法——

（1）按住ctrl键，鼠标移到画布边缘，指针会变为大小调整的状态，进行自定义修改；

（2）或者，设计-纸张方向+纸张大小（图2红色标记），根据打印大小调整，采用系统默认的数值，可以使成品打印更美观。

画布上的虚线（图2绿色框线），是打印页面边缘。为画图方便，一般一张图生成一张页面。如果需绘制多张相关图片，建议再下方添加多页（图2蓝色标记）。

我画图习惯使用A3大小横屏画布，一则防止A4纸绘制后，同比例放大打印清晰度不够；二则是横屏比起竖屏更符合大脑皮层识别全景的习惯（见历史文章《从我做起，预防90后中年痴呆…》，此处不加赘述）。

b.风格设计

除了画布大小，预设风格也能提升整体画图的效率，即图3中红色标记区域。

主题视图可以一键替换图标用色风格，对于我这样有先天配色障碍的玩家格外有用。右侧边框和标题也可以提前预设风格。但我本人不爱使用边框标题页，懒和工作习惯不好是一方面，另一方面是我有个人偏好的替代方案，稍后会说。在透明画布上，会出现比PPT细密的网格线，方便素材堆积时瞄准，这点非常重要！！！根据比例尺大小，网格线疏密程度也会随之变化。如果没有网格，请点击“视图-显示-网格”。

c.形状导入

“形状”等同于PPT中的文本框+形状+剪贴画+smart art等一系列的功能总和。是内容的重要组成部分。形状的选择在图4界面画布左边，如果新建时选了模板，此处会出现自带的形状。但一些打开空白文档的同学，现在则很蒙圈：你说啥？它在哪？

你们需要手动导出。针对不同的图表类型，可以导出不同的形状类别。

鉴于开太多形状会影响找图速度，所以我有筛选性地长期处于开启状态的使用的形状，参考如下：

d.框架搭建

框架搭建指的是整个画布要绘制的内容的总体框架是什么。我工作习惯，一般只喜欢用N*M的矩阵构建全景图，倾向于用“跨职能流程图形状”（位于“形状-流程图”）来替代，因为他自带标题。这就是我刚才说不爱预设标题的原因。

图5中，左下红色标记的泳道拖动到画布，会出现横向分布或纵向分布的带标题的泳道。点击左上红色标记，可建立右侧蓝色标记出的三层框架。

拖动分隔符，可以用纵向线切割画面，将整个画布版面切割成n*m的板块。

添加泳道还有快捷方法，素材右下角有个按钮（类似Excel一键拖动），点击一下即可生成新泳道。需要注意的是，用这个模板尽管很快捷，但分隔符和泳道一定是触及边缘（不能任意拖动），只能是绝对分割，如果你想搭的框架，根本不适合矩阵，不建议使用这个模板。

e.内容填写

Visio的基础内容由几块构成，包括刚才的形状在内，有三大主要元素，其插入方式如下——

形状：拖动形状/开始-工具-绘制图形

文字：双击形状/开始-工具-文本

连线：形状搜索“线”/开始-工具-连接线/插入-连接线

到了这里还在坚持往后看的人，一般office技术都还可以。为了帮助大家加快手速，我们着重聊几个很多人不太用的功能。首先是外部数据导入替代手打文字。数据是很多图表呈现的基础，我们在做PPT时也体验过把Excel的数据直接在PPT生成图表，但最后发现，挺难看的，还不如在Excel生成好再粘过来。相比之下，Visio在这方面，算是很慈祥和宽容了。

图6是Excel导入的逻辑，“数据-自定义导入”可以一键实现Excel、access等重点数据在图表上的呈现，勾选的字段会全部码在一组元素里，“高级数据图形”可修改元素图形，一键美化。避免花费太长时间在作图上，违背Visio提升效率的本意。其次是形状颜色。

在图7中模板会自带配色，可以选择，颜色选取不宜太多，我总结了几个良心干货：

（1）A3打印最耐看的模板，标题16号字体深底白字，标题备注10号字体白字、主流程标题10号字体深底白字、解释性文字8号字体浅色块不加边灰字。

（2）同一层级的内容用同一模板，大块的形状效果（浮雕、透视、阴影等）保持一致性；字数多的形状无外框浅灰色块深灰字；

（3）重点细节内容用最“彪”的颜色。

以此保证看图的人，第一次聚焦在标题上、知目的，第二次聚焦在“主流程”上、知逻辑，第三次聚焦在“重点内容”上、知要点。

题外话：我小时候床旁边有个黑白相间花纹的桌子，我周末懒觉日常，就是看着黑色和白色，让眼神交替失焦，每次交替我都会做一些联想。。不知道你们小时候玩不玩这种无聊的游戏。这个故事没有特殊的目的，就是觉得对比度强烈的颜色，会给人留下格外深刻的印象。最后，一般形状中的菱形、箭头等素材，都可以缩小之后，变成标题的起始符号，这样可以避免图片空洞，不要拘泥于图标本来的用法。

f.整体调整

你们画完之后，可能会有一个核心问题：哎嘛，画面好空，咋整？我知道留白好看……但好看的留白需要审美能力，我反正没有。很多人会选择调整形状之间的疏密程度来解决问题，这不失为一种方法。但是这种改疏密的办法可能整体布局都要调，而且同一类元素疏密程度不同也不好看。在保障元素疏密程度一样的情况下，填补小素材可以改善这个问题：

狭长型空白，加PPT在线图表；矩形空白，加概念模型；

零散型大块空白，加图片。需要注意的是，实景图片色彩比较杂，很容易与画面格格不入。一般情况下，图片里最“彪”的颜色和画面色系一样即可，或者在上面蒙一层白色50%蒙版（深色背景则蒙黑色）。

如图，三块空白，右下空白面积较小，可以不必理会。右上角比较适合插入小图标填充。左下角可选择不变，也可以选择一些无关素材填充。

题外话：我非常喜欢WPS2016，你们去在线素材里面搜索一下“学”字，会出现很多好看精致的小图标。待到版面OK，加入背景，会让图片更为得体。

g.保存使用

点击另存为，可保存图片。一般情况下，按照图9保存方式，会得到高清的版本。但需要注意的是，如果并未添加背景模板，需额外添加打印时背景色（图9右上）。

另外，将绘制好的源文件全选，可直接插入PPT，会保留图片可修改属性，整体还不会产生例如Excel表格导入PPT时的形变和异常。在绘制复杂全景图时，首选Visio绘制，而非在PPT里直接画图。

02.几种个人偏好的

常用模型

搭建模型较强的同学，可以根据实际情况自行建立，保持全图的和谐即可。

我只推荐几种我用起来比较顺手的大框架，希望帮大家减负。

a.全景矩阵

全景矩阵我刚才已经说得差不多了，把这篇文章的前半部分逻辑正好也做了图10。

框架搭建、内容和美化都并不完善，但我尽量让它含盖了上述所有技巧点，比如——横轴为“绘制前-绘制时-会之后”，纵轴为“基本步骤+特殊技巧”；深框展示主流程，亮蓝突出重点；用小图标补充空白和增强内容美感我喜欢矩阵，但本文的内容并不太适合用流程图展示。这说明任何方便的东西都有它的局限性，这一点一定要端正心态。我介绍另外几种我用Visio比其他软件绘图更方便的模板给大家。

b.鱼骨图+注释

鱼骨图在“因果图形状”里面，是思维导图的一种。不过思维导图更多用来发散，其发散点和枝桠的因果性并不强烈。

题外话：

说到思维导图，昨晚有朋友问我为什么不用x-mind。第一是我历史文章发过思维导图了，不想写第二次；其次是每个人有自己偏好的工具，只要能用熟提高效率，也不拘用什么；最重要的是，我自己真没觉得x-mind在画图方面比Visio好用。另外我无意间百度到了一款“亿图图示专家”，示意图挺好看但我没用过（我还因为PR职业病，怕网上的稿子是买的…），如果你们有兴趣也可以试试。而鱼骨图的使用，可以帮助阅读者一眼研判出鱼骨与鱼嘴的因果关联性，而非一般关联性。也就是做到我开头说的“内容是第一层逻辑，图形本身是第二层逻辑”。

右边放注释栏，可以对图进行补充说明，左右结构的内容，能区隔核心内容和辅助性内容。

c.甘特图

甘特图适用于项目管理，可以自主选择配置时间，在形状-日程安排-甘特图形状。不瞒你们说，我最懒的一次，甘特图都是用PPT直接画的…

d.复合图表

复合图表，我还是选择用矩阵搭框架。各个板块内容可以自行绘制，比如四象限图、维恩图等。“形状-商务-图表和图形-营销图表”的运用，将极快提升绘图速度。

03.来自高频活跃粉丝的

常见QA

Q：我插入了一个“缺角的方框”，在编辑文字时，因为太多，溢出了边框，请问在哪里调整？

——网友S小姐

A：如图所示工具栏。选中待改素材，在此状态下可修改素材内文本框的大小，将文本调整到素材之内。尤其适用于不规则图形。

Q：为什么我要打印的时候，没有拉动页边距的选项？

——网友W小姐

A：选项是有的，在“文件-打印-页面设置”里面。我没有试过拉动边缘直接打印，应该是没有这个功能，但是可以修改页面尺寸和打印尺寸的大小。我个人建议，先导成图片再打印，也方便检查，少浪费纸张。

Q：泳道ctrl+c/v复制之后没有新建泳道，而是完全新建了一个带标题的大图。

——网友J小姐

A：这样复制是没有问题的，且带着内容的泳道很像PS中的“组”，能完整复制其中的内容。出现问题的原因是你没有精确选中泳道，选中后复制，拖曳契合就好了再强调一下，所有方案的东西都有一定的局限性，Visio并不是全能的。本文是希望大家能多一些尝试，找到适合自己的方法提升工作效率，不要为了用工具而用工具。

好了本次分享就到这里了，其他相关问题欢迎在文章下方留言，我看到后将尽量解答，我是爱踢汪，您的关注是我坚持到现在的唯一动力，有了您的支持与鼓励，我才有信心一直坚持下去，继续奉上更多内容。衷心期待您能点一下上面红色关注按钮，关注我一下。万分感谢！